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基層單位檔案信息化管理的幾點認識

王新宇

發布時間:2019年02月26日 09:27:00

  基層事業單位檔案是在長期實踐工作和管理過程中形成的具有保存價值的文件材料,記載著單位的發展歷程。實行檔案信息化管理可以充分利用現代先進的科學技術和管理方法,實現與傳統檔案管理方法的有機結合。但是,目前基層檔案管理員對檔案管理信息化建設認識不到位,沒有意識到檔案信息化建設的重要性,仍然沿用人工管理方式,輕編研、輕整理、輕統計,檔案資源利用率偏低。

  如何做好檔案信息化管理?筆者認為,一要正確認識檔案信息化的重要性。科學技術的迅猛發展使得檔案管理工作發生了深刻變革,因此,黃河基層單位檔案管理人員必須充分認識到檔案信息化的重要性,改變傳統思維,更好地順應時代發展變化。單位負責人應充分認識到檔案信息化建設的必要性與重要性,將檔案管理積極納入單位整體發展規劃中,通過各種制度、資金支持,將檔案信息化建設落到實處。

  二要提高檔案管理人員的綜合素質。要實現檔案的信息化管理,必須要有掌握現代化技術和管理方法的專業人員,這就要求檔案工作人員的素質必須要適應新形勢發展的要求。一方面,檔案業務知識要過硬;另一方面,計算機技術也要過硬,包括計算機操作、錄入、網絡、數據庫、圖像處理、網頁制作等方面的知識。因此,檔案工作者不能滿足于現狀,應正視自己在業務水平、組織管理能力等方面的欠缺,主動、及時地提升自己的相關知識。管理人員要充分利用計算機、網絡等,對檔案的收集、存檔、查找、借閱甚至統計等實現電腦化的規范管理,提高檔案的存儲和處理能力,為相關部門提供方便、快捷、及時、準確的參考信息,充分發揮檔案的信息服務功能。

  三要建立健全檔案信息化管理制度。要實現檔案信息化管理,并保證其正常運轉,還必須制定出一整套具體的規章制度,具有可操作性,形成約束機制,確保具體工作的規范有序。這些制度應當包括文檔一體化制度、歸檔制度、保密制度、鑒定制度、備份制度、查閱利用制度、網絡安全管理制度、機房管理制度、軟件管理制度、操作管理制度、監督管理制度及具體工作人員的崗位目標責任制等,只要能促進檔案信息化管理的工作,都應形成相應的制度。

  四要完善各類設施配置。實現檔案信息化管理,對計算機等硬件設施要求較高,需要較大的投入。以開發建成一套網絡管理系統為例,少則十幾萬元,多則數百萬元,計算機、打印機、掃描儀、光盤刻錄機、復印機以及光盤、磁盤等設備更是必備的。如何解決好這一問題對檔案信息化建設至關重要。對我們黃河基層單位來說,目前對檔案信息化管理還沒有足夠的認識,再加上經費緊張,缺乏各類設施配置,很難實現檔案的信息化管理。

  總之,檔案信息化管理是社會信息化發展的時代要求,也是我們黃河基層單位檔案工作發展的必然趨勢。因此,我們應該從現在就開始著手,不斷提高檔案管理工作人員的綜合素質,建立健全檔案信息化管理制度,完善各類設施配置,做好迎接檔案信息化管理時代來臨的準備。上級有關部門應加強對基層檔案管理工作人員的業務培訓,加大業務指導力度,增加對各項設施配置的費用投入,不斷推進基層單位檔案信息化管理工作發展。


發布時間:2019年02月26日 09:27:00
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